О целях уже было сказано много. Мы уже не раз останавливались на теме составления целей, и сегодня мы снова будем говорить об этом.

Если быть совсем точным, то сегодня разговор пойдет о составлении целей на один текущий (предстоящий) день. Причем под словом «день» могут подразумеваться как целые сутки, так и просто рабочий день, скажем, с 8-00 до 17-00.

Давайте разберемся, как составить подобный план (аля To-Do List) на день, чтобы максимально увеличить свою эффективность.Начнем с того, что список дел (целей/задач) на планируемый день необходимо где-то зафиксировать. Хранить весь список в голове, конечно, возможно, для нас этот вариант совершенно не подходит сразу по нескольким пунктам. Что это за пункты станет ясно, когда мы будем разбирать каждый из ключевых моментов, касающихся составления нашего эффективного плана на день, о которых речь пойдет ниже.

1. Выберите способ фиксации списка дел

Для составления списка вы можете использовать любой удобный для вас блокнот. Кто-то предпочитает фиксировать списки дел у себя в телефоне или в КПК, что не удивительно, ведь они практически всегда под рукой. Те, же, кто большую часть времени проводят за компьютером, могут воспользоваться одной из программ-планировщиков.

Критериев выбора способа фиксации не так много:

- Быстрый доступ к списку (если вы не можете быстро найти и воспользоваться списком – эффективность резко снижается);

- Возможность вносить корректировки и метки (вам необходимо быстро фиксировать все изменения, выполненные дела, новые задачи, а также др. пометки);

- Удобство использования (если вы пока плохо разбираетесь в электронных планировщиках, то воспользуйтесь лучше обычным блокнотом).

2. Список всегда должен быть на виду

Обратите внимание на данный пункт. Список всегда должен находиться перед вами. В этом случае он выступает также в виде дополнительного мотиватора.  Когда он расположен в поле вашего зрения, вы сами себя настраиваете на выполнение поставленных задач. Если вы начали отвлекаться и заниматься ерундой, список будет напоминать вам о запланированных/приоритетных делах.

3. Начните свой день с составления плана

Каждый день начинайте с составления своего списка дел.  Обязательно отметьте основные дела на текущий день и сделайте дополнительные заметки, если это требуется. Фиксируйте все сразу, чтобы потом ничего не забыть и не пропустить.

4. Составьте список дел на текущий день

Не нужно включать в список дел на текущий день задачи, которые вы не планируете делать сегодня. Список задач на сегодня – это список того, что нужно сделать именно сегодня, а не завтра или на следующей неделе. Сосредоточьтесь только лишь на текущем дне. Вносите изменения в план дел на сегодня и, если требуется, ставьте себе пометки, на что нужно будет обратить внимание завтра или через некоторое время.

5. Делайте отметки о выполнении

По завершении очередной задачи поставьте отметку о выполнении задачи: галочку или плюсик. А если хотите – поставьте смайл или что-то другое. Выбор за вами. С ростом отметок о выполнении будет расти и ваша уверенность в том, что вы можете сделать еще больше, чем было запланировано. Изо дня в день. От задачи к задаче.

Перед вами постоянно будет находиться отчет о выполненных вами задачами за сегодня.

6. Поместите приоритетные задачи в начало списка

Выделите наиболее приоритетные дела на сегодня и поместите их в самое начало списка. Заведите себе привычку не только составлять список задач на текущий день, но и распределять их по приоритетности. Наиболее значимые/ресурсоемкие/не терпящие отлагательств помещайте на верх списка. Никогда не перемешивайте их с остальными второстепенными делами и не ставьте последними в список.

7. Используйте «навигацию»

Те, кто хотят еще больше увеличить свою эффективность могут сделать дополнительные способы «навигации» на поставленные задачи. В роли подобных «навигаторов» легко могут выступать небольшие таблички с надписями о том, что Хватит Заниматься Ерундой!

К примеру, на одном из компьютеров, на которых я работаю, в качестве обоев рабочего стола стоит картинка, поверх которой находится надпись «А что ты сделал за последние 20 минут???»

8. Используйте списки с полями

В течение дня некоторые задачи и/или их приоритетность могут меняться. Кроме того весьма вероятно, что появятся какие-либо дополнительные заметки как по ходу выполнения текущих дел, так и вовсе не относящихся к задачам на сегодня. Определите дополнительные поля, в которых вы будете фиксировать все изменения, оставлять свои комментарии, записывать прочую информацию и/или ставить метки.

9. Используйте анти-задачи и ограничения

Постоянные звонки, не относящиеся к вашей работе/учебе/деятельности, просиживание на социальных сервисах в Интернете, игры на компьютере и т.п.  всегда сказываются на эффективности вашей работы в целом. Количество завершенных дел в конце дня будет стремиться к минимуму запланированных. Поэтому вы можете составлять задачи-ограничения.

Например:

….

Проверка почты  9:30 – 10:00

….

ICQ, on-line общение 13:00 – 14:00,    18:00 – 20:00

….

Смысл понятен.

10. Добавьте в список только основные цели

Не стоит добавлять в список мелкие задачи, которые являются само собой разумеющиеся. Из-за них список может разрастись до нескольких листов. Огромное количество задач не только дольше планировать, но и труднее выполнять.  Чем больше дел, тем сильнее психологически они  на вас будут давить.

11. Делайте перерывы между делами

Старайтесь выполнять задачу за один подход.  Сократите  до минимума или исключите вовсе «передышки» во время выполнения очередной задачи. Лучше передохните после ее завершения. Приучите себя делать любое дело на одном дыхании.

12. Чистите список в конце дня

Мы не всегда бываем в состоянии справиться со всеми намеченными на день делами. Порой возникают непредвиденные (читай незапланированные) дела, которые требуют немедленного решения. И их тоже нужно решать. В силу этого или других причин у нас может не получиться выполнить все намеченные задачи.

Поэтому в конце дня проведите инвентаризацию списка:

- Перенесите незаконченные дела на следующий день (это не значит, что можно филонить и постоянно перекладывать дела на завтра – только в крайних случаях);

- Занесите в завтрашний список дела, требующие быстрого решения;

- Отсортируйте по приоритетности дела предстоящего дня;

- Если вы ведете (вы что не ведете?) архив ваших планов на каждый день (и составляете список на отдельных листах), то по завершении поместите туда очередной список – отчет по прошедшему дню.

Смело идем навстречу завтрашнему дню!

© 2010, LexxZone. Все права защищены.

Рубрики: Практика